การเตรียมการของมัคคุเทศก์

สวัสดีค่ะ กลับมาพบกันอีกครั้ง สำหรับบล็อกการแนะนำวิธีการปฏิบัติงานของมัคคุเทศก์ วันนี้จะมาอธิบายการทำงานของมัคคุเทศก์ในช่วงเตรียมการก่อนที่จะต้องออกไปปฏิบัติหน้าที่จริง รับรองว่าเป็นประโยชน์แน่นอน ไปชมกันเลยยย

source:https://www.google.co.th/url?sa=i&url=http%3A%2F%2Fwww.thesiamhotel.com%2Fbangkok-guide%2F&psig=AOvVaw3DItTWLvzTl1e5TKc7s4jU&ust=1598609603973000&source=images&cd=vfe&ved=0CAIQjRxqFwoTCNjO6faSu-sCFQAAAAAdAAAAABAD

สำหรับขั้นตอนการปฏิบัติงานนำเที่ยวของมัคคุเทศก์จะมีอยู่ 4 ขั้นหลัก ๆ ดังนี้

1. การเตรียมตัวก่อนปฏิบัติหน้าที่

    โดยการเตรียมตัวก่อนปฏิบัติหน้าที่นี้สำคัญมาก ๆ เพราะเพื่อให้การทำงานเป็นไปอย่างราบเรียบที่สุดต้องมีการวางแผนและศึกษาข้อมูลต่าง ๆ ให้ดีก่อน โดยการเตรียมตัวหมายถึงการศึกษาความรู้ในด้านต่าง ๆ อย่างสม่ำเสมอเพื่อให้ทันต่อสถานการณ์ที่กำลังเกิดขึ้น ต้องมีการศึกษากิจการของบริษัทนำเที่ยว และที่ขาดไม่ได้เลยก็คือการสร้างความสัมพันธ์อันดีกับบริษัทนำเที่ยวที่สังกัดอยู่และบุคคลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง การมีมนุษย์สัมพันธ์ดี ไม่ว่าจะทำงานกับใครก็จะเป็นเรื่องดีกับเราเสมอ

2. การรับมองหมายงานจากบริษัทนำเที่ยว

    การรับมอบหมายงานจากบริษัทนำเที่ยวนั้นปกติแผนกปฏิบัติการของบริษัทนำเที่ยวจะเป็นผู้พิจารณา ตามความสามารถและความถนัดของตัวมัคคุเทศก์ แต่หากมัคคุเทศก์ที่มีความมั่นใจในประสบการณ์ทำงาน สามารถที่จะเสนอตัวไปเป็นมัคคุเทศก์ของสถานที่ที่ต้องการได้ ทั้งนี้มัคคุเทศก์ไม่ควรใช้การติดต่อผ่านโทรศัพท์ในการสอบถามรายละเอียดของงาน เพื่อไม่ให้เกิดความสับสนและการสื่อสารอาจไม่ครบถ้วน โดยข้อมูลต่าง ๆ ที่มัคคุเทศก์จะเป็นต้องรับรู้และเข้าใจอย่างชัดเจน เมื่อได้รับมอบหมายงานจากบริษัท มีรายละเอียดดังนี้

    - รายละเอียดในใบงาน (Job Order or Tour Order)

    - จำนวนและข้อมูลของนักท่องเที่ยว

    - รายการนำเที่ยวฉบับสมบูรณ์ เช่น วันเวลาในการเดินทาง ยานพาหนะที่ใช้ในการเดินทางในแต่ละสถานที่ สถานที่พักแรม ร้านอาหาร สถานที่ท่องเที่ยว และร้านขายของที่ระลึกต่าง ๆ

    - รายละเอียดของการชำระค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ในระหว่างการนำเที่ยว

    - เอกสารและอุปกรณ์ที่ต้องใช้ในระหว่างการปฏิบัติหน้าที่

    - นโยบายของบริษัทในกรณีที่เกิดปัญหาหรือเหตุผิดปกติขึ้น

source: https://www.google.co.th/url?sa=i&url=https%3A%2F%2Fwww.withlocals.com%2Flocals%2Fthailand%2Fguides%2F&psig=AOvVaw3VmKicqCUy6vta3-yq3qYk&ust=1598608817856000&source=images&cd=vfe&ved=0CAIQjRxqFwoTCICutYCQu-sCFQAAAAAdAAAAABAD

3. การตรวจสอบเอกสาร การจัดเตรียมอุปกรณ์ และการเตรียมตัวปฏิบัติงาน

    การตรวจสอบเอกสาร ประกอบด้วย

    - ใบงาน

    - รายการนำเที่ยวสำหรับผู้นำเที่ยว

    - ใบ Voucher หรือสัญญาการซื้อบริการนำเที่ยว

    - สำเนาจดหมายติดต่อธุรกิจระหว่างบริษัทนำเที่ยวกับสถานประกอบการต่าง ๆ

    - รายชื่อนักท่องเที่ยวสำหรับการจัดที่นั่งทั้งบนรถและบนเครื่องบิน

    - รายชื่อนักท่องเที่ยวสำหรับการจัดห้องพัก ที่เรียกว่า Rooming list

    สำหรับการนำเที่ยวออกนอกประเทศ (Outbound Tour) จำเป็นต้องตรวจสอบเอกสารสำหรับใช้ในการเดินทางเพิ่มเติม ดังนี้

    - บัตรโดยสารเครื่องบินของนักท่องเที่ยว

    - แบบฟอร์มการเข้า - ออกประเทศ (Immigration Form) และแบบฟอร์มการแจ้งรายการสิ่งของต่อศุลกากรของประเทศที่จะเดินทางไป

    จัดเตรียมอุปกรณ์ที่จำเป็นในการนำเที่ยว ประกอบด้วย

    - ป้ายชื่อหรือสติกเกอร์ (Tag) สำหรับติดกระเป๋าเดินทางของนักท่องเที่ยว

    - ริบบิ้นสีสดใสสำหรับผูกติดกระเป๋าเดินทางของนักท่องเที่ยว

    - ป้ายชื่อนักท่องเที่ยวสำหรับให้นักท่องเที่ยวติดไว้กับตัว

    - สิ่งของกระจุกกระจิกสำหรับให้บริการและอำนวยความสะดวกนักท่องเที่ยว

    - อาหารและเครื่องดื่ม

    - อุปกรณ์ต่าง ๆ สำหรับจัดกิจกรรมให้นักท่องเที่ยวได้ร่วมสนุกระหว่างการเดินทาง

    - เครื่องมือปฐมพยาบาล (First Aid Kit)

    - เครื่องขยายเสียงแบบพกพา

    การเตรียมตัวปฏิบัติงาน

    - การเตรียมตัวด้านข้อมูล

    - เตรียมการด้านติดต่อประสานงานกับหน่วยงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องหน่วยงานที่มัคคุเทศก์อาจต้องติดต่อประสานงานก่อนปฏิบัติหน้าที่ เช่น กองอุทยานแห่งชาติ กรมป่าไม้; ที่พักแรมและการนำชม, กรมศิลปากร; ในด้านการเข้าชมแหล่งท่องเที่ยวประวัติศาสตร์, กรมทางหลวง ตำรวจทางหลวง ตำรวจท่องเที่ยว การท่องเที่ยวแห่งประเทศไทย บริษัทประกันภัย

    - เตรียมตัวเอง ก่อนปฏิบัติงานควรเตรียมความพร้อมในด้านต่าง ๆ อย่าง ด้านสุขภาพ, ด้านของใช้ส่วนตัว, ด้านเอกสารส่วนตัว

source: https://www.google.co.th/url?sa=i&url=https%3A%2F%2Fcareer.guru99.com%2Ftop-15-tour-guide-interview-questions%2F&psig=AOvVaw0KgHfKjopvQsq934f3LrMG&ust=1598608922362000&source=images&cd
=vfe&ved=2ahUKEwiGyfG4kLvrAhXj_zgGHRrxAQUQjRx6BAgAEAc

4. การปฏิบัติหน้าที่ในระหว่างการเดินทาง

    ในวันแรกของการเดินทางก่อนออกเดินทาง

    - มัคคุเทศก์ควรเดินทางมาถึงบริษัทนำเที่ยวล่วงหน้าก่อนออกเดินทางไม่น้อยกว่า 4 ชั่วโมง

    - จากนั้นเดินทางไปยังจุดพบนักท่องเที่ยวก่อนเวลานัดหมายประมาณ 1 ชั่วโมง

    - ถ้าเป็นการนำเที่ยวภายในประเทศ ส่วนใหญ่มักจัดผู้ช่วยมัคคุเทศก์ให้เดินทางร่วมไปกับมัคคุเทศก์ด้วย

    - มัคคุเทศก์ควรตรวจสอบความเรียบร้อยของรถ อุปกรณ์และสิ่งของตลอดจนพนักงานขับรถ

    - กรณีที่เป็นรถเช่า มัคคุเทศก์ควรขอให้บริษัทติดต่อประสานงานไปที่บริษัทรถเช่า เพื่อให้มาจัดการดูแลความเรียบร้อยของรถก่อนออกเดินทาง

    - มัคคุเทศก์ควรรอต้อนรับนักท่องเที่ยวบริเวณใกล้ ๆ กับรถที่จอดอยู่

    - กรณีที่มีรถใการนำเที่ยวจอดอยู่เป็นจำนวนมาก ควรจำป้านชื่อโปรมแกรมนำเที่ยวติดไว้ที่หน้ารถ

    - เมื่อสังเหตเห็นบุคคลที่มีแนวโน้มว่าจะเป็นนักท่องเที่ยว ควรเข้าไปสอบถาม กล่าวทักทาย ตลอดจนช่วยหิ้วกระเป๋า

    - ก่อนที่จะนำกระเป๋าและสัมภาระต่าง ๆ ขึ้นเก็บที่รถ ควรติดป้ายชื่อหรือสติกเกอร์สำหรับเขียนนักท่องเที่ยว (Tag) ไว้ที่กระเป๋าเดินทาง

    - หลังจากนั้นจึงแจ้งหมายเลขที่นั่งบนรถให้กับนักท่องเที่ยว พร้อมทั้งช่วยเปิดประตูรถให้

    - ในระหว่างที่รอนักท่องเที่ยวคนอื่น ๆ ควรแจกผ้าเย็นหรือเสิร์ฟน้ำแก่นักท่องเที่ยวที่มานั่งรอบรถ

    - ในกรณีที่มีผู้ช่วย มัคคุเทศก์ควรมอบหมายให้ผู้ช่วยทำหน้าที่นี้

    - มัคคุเทศก์ควรตรวจสอบจำนวนและรายชื่อนักท่องเที่ยวที่มาถึงโดยใช้ Name List ช่วยในการตรวจสอบ

    - เมื่อถึงเวลารถต้องออกเดินทางตามกำหนดเวลา แต่ยังคงมีนักท่องเที่ยวบางคนที่ยังไม่มา มัคคัเทศก์ควรรออีกประมาณ 30 นาที

    - เมื่อเวลาผ่านไป 30 นาที นักท่องเที่ยวยังคงไม่มาและไม่ได้ติดต่อมาว่าติดเหตุขัดข้องใด มัคคุเทศก์ต้องตัดสินใจออกเดินทาง พร้อมทั้งชี้แจงให้นักท่องเที่ยวคนอื่น ๆ ทราบ

    - มัคคุเทศก์ต้องแจ้งรายชื่อนักท่องเที่ยวที่ไม่ได้เดินทางกับบริษัทนำเที่ยวเพื่อให้บริษัทดำเนินการยกเลิกห้องพัก ตลอดจนการใช้บริการอื่น ๆ กับสถานประกอบการต่าง ๆ 

    ในช่วงแรกของการเดินทางก่อนถึงสถานที่ท่องเที่ยวหรือโรงแรม

    กล่าวเปิดการเดินทาง ประกอบด้วย

    - กล่าวทักทายและต้อนรับนักท่องเที่ยวพร้อมทั้งแนะนำตนเองและเพื่อนร่วมงาน

    - แนะนำนักท่องเที่ยวถึงวิธีการใช้สิ่งอำนวยความสะดวกบนรถ พร้อมทั้งแจ้งถึงการบริการที่จัดให้

    - จัดกิจกรรมให้นักท่องเที่ยวรู้จักกัน

    - ชี้แจงรายการนำเที่ยว

• การเดินทางไปสถานที่ท่องเที่ยว การนำชม และหรือการอำนวยความสะดวกในระหว่างการเดินทาง มัคคุเทศก์ควรสรุปย่อ ๆ ให้นักท่องเที่ยวทราบถึงโปรแกรมการเดินทาง
• สิ่งที่มัคคุเทศก์พึงระวังในการนำเที่ยว คือ ต้องนำนักท่องเที่ยวเดินทางตามกำหนดการเดินทางอย่างเคร่งครัด
• และในกรณีที่เกิดเหตุสุดวิสัยหรือเหตุจำเป็นใด ๆ ที่ทำให้ต้องเปลี่ยนโปรแกรมการนำเที่ยว ควรแจ้งให้นักท่องเที่ยวทราบพน้อมทั้งอธิบายเหตุผลดังกล่าวด้วย
• เมื่อเดินทางใกล้ถึงสถานที่นำชมตามรายการนำเที่ยว มัคคุเทศก์ควรอธิบายความรู้และข้อมูลเกี่ยวกับสถานที่นั้น ๆ ให้นักท่องเที่ยวทราบ

    เทคนิคการพูดบนรถ

    - เลือกตำแหน่งบนรถที่ตนเองถนัดเพื่อใช้เป็นที่บรรยาย

    - ควรประสานสายตา (Eye Contact) กับนักท่องเที่ยวเวลาพูด

    - การถือไมโครโฟน ควรถือให้ใกล้ปากแต่ไม่ชิดปากจนเกินไป

    - ไม่ควรถือแผ่นกระดาษขณะพูด

    - ไม่คควรเอาจริงเอาจังกับการอธิบายเรื่องที่หนัก หรือเครียดมากเกินไป

    - พึงระลึกเสมอไว้เสมอว่า คนส่วนใหญ่มักมีสมาธิในการฟังเรื่องราวต่าง ๆ ประมาณ 25 นาที

    - ถ้าเส้นทางที่รถกำลังวิ่งผ่านไม่มีสิ่งใดน่าสนใจ ควรเรื่องทั่ว ๆ ไป

    - ในการพูดเรื่องใดก็ตาม ควรวิเคราะห์ตัวนักท่องเที่ยว

    เมื่อเดินทางถึงสถานที่ท่องเที่ยวแล้ว

   

    - ก่อนลงจากรถควรตกลงเรื่องเวลากับนักท่องเที่ยวก่อน โดยบอกเวลาในขณะนั้นและเวลาที่ต้องขึ้นรถอีกครั้ง

    - การปฏิบัติต่อนักท่องเที่ยว พึงระลึกว่า ต้องปฏิบัติกับนักท่องเที่ยวทุกคนให้เท่าเทียมกัน

    - เมื่อนักท่องเที่ยวลงจากรถมาครบจำนวนแล้ว มัคคุเทศก์เริ่มปฏิบัติหน้าที่นำชมและบรรยายตามจุดต่าง ๆ ตามที่อธิบายไว้บนรถ 

source: https://www.google.co.th/url?sa=i&url=https%3A%2F%2Finternationalliving.com%2Fhow-do-you-become-a-tour-guide-fyl%2F&psig=AOvVaw2QqqB3rCHPriTGLqz7wXNe&ust=1598608864855000&source=images&cd=vfe&ved=0CAIQjRxqFwoTCJDcxZqQu-sCFQAAAAAdAAAAABAP

เป็นยังไงกันบ้างคะวันนี้ ได้ทราบถึงสิ่งที่มัคคุเทศก์ต้องปฏิบัติก่อนการนำเที่ยวและสิ่งที่มัคคุเทศก์เหล่านี้ควรทำไม่ใช่เรื่องง่าย ๆ เลย ต้องมีการเตรียมตัวหลายอย่างมาก ๆ เพื่อให้การเดินทางเป็นไปอย่างเรียบร้อย และสมบูรณ์ที่สุด โดยเนื้อหาครั้งนี้อัดแน่นมาก ผู้เขียนหวังว่าข้อมูลเหล่านี้จะเป็นประโยชน์สำหรับผู้ที่สนใจนะคะ สำหรับขอตัวลาไปก่อน ไว้เจอกันคราวหน้า จะเป็นบล็อกเกี่ยวกับเรื่องอะไร คอยติดตามชมกันด้วยนะคะ